AVG

Inleiding

Sinds 25 mei 2018 is een nieuwe privacy-wetgeving, de zgn Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), in werking getreden. Een sportvereniging is wettelijk verplicht tot het beschermen van de persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, en alle andere personen waarvan  persoonsgegevens verwerkt worden. In dit document is vastgelegd welke gegevens de Wielervereniging Holten vastlegt en met welk doel.

Verwerking gegevens lidmaatschap

Voor het vastleggen van het lidmaatschap worden de volgende gegevens vastgelegd:

  • Relatienummer NTFU
  • Naam (voorletters, roepnaam, achternaam)
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adres
  • Telefoon (vast en/of mobiel)
  • Emailadres
  • Bij jeugdleden worden soms ook contactgegevens van één of beide ouders vastgelegd.

Het lidmaatschap wordt via de ledenadministratie op de website van de NTFU vastgelegd. Deze gegevens zijn beschikbaar voor de NTFU voor het uitvoeren van alle zaken direct rondom het lidmaatschap. De WV Holten heeft een verwerkersovereenkomst met de NTFU afgesloten voor een correcte omgang met en de bescherming van de gegevens van de leden.

Alleen het bestuur van de WVH en de jeugdcommissie hebben toegang tot de ledenadministratie bij de NTFU. De ledenadministrateur voert alle mutaties door bij de leden, jeugdcommissie heeft mogelijkheid tot het opvoeren van introducees.

Naast de online-versie van de ledenlijst, houdt de ledenadministrateur ook een lokale versie bij. De lokale versie is aangevuld met gegevens rondom het contributiebedrag, de betaling daarvan en betalingsinformatie zoals tenaamstelling rekening (niet het bankrekeningnummer zelf !) en opgave van beschikbaarheid vrijwilligerswerk. De gemeenschappelijke informatie van de online en offline versie worden periodiek (minimaal jaarlijks) volledig gesynchroniseerd.

Uit de lokale versie voorziet de ledenadministrateur de commissies van de WVH van de NAW-gegevens en de contactgegevens. Dit gebeurt periodiek door de mutaties te versturen en op verzoek de gehele ledenlijst. Hierbij worden de gegevens verstuurd die voor de betreffende commissie relevant zijn. Een aantal van de commissies kunnen hun activiteiten alleen uitvoeren met ondersteuning van andere leden als vrijwilliger. Daarvoor zijn ze de adres- en contactgegevens nodig.

Het contact vanuit het bestuur en de commissies naar de leden vindt grotendeels digitaal plaats (mail, website WVH, Facebook, Twitter).

NAW- en contactgegevens kunnen gedeeld worden met (hoofd)sponsoren van de WVH. Het bestuur maakt afspraken met de betreffende sponsor(en) rondom het gebruik en beheer van deze gegevens.

Andere verwerkt persoonsgegevens 

Andere persoonsgegevens die intern binnen de vereniging verwerkt worden:

  • Voor de heffing van de contributie wordt de bankrekening vastgelegd. Deze is uitsluitend bekend bij de penningmeester en wordt vastgelegd in het adresboek bij onze betaalrekening.
  • Voor trainers en begeleiders van de jeugd wordt een “Verklaring Omtrent het Gedrag” gevraagd. Deze wordt bewaard door de secretaris en/of de ledenadministrateur.
  • Commissies kunnen specifieke gegevens bewaren die voor de betreffende commissie relevant zijn.
  • Persoonsgegevens binnen (mail)communicatie. In het kader van “Lief en leed” vindt, met name binnen het bestuur, communicatie plaats m.b.t. persoonlijke situatie van leden (valpartijen, overlijden van leden of directe familieleden van leden, huwelijken, bijzonder verjaardagen, etc).

Er worden ook persoonsgegevens extern gebruikt bij publicaties op de eigen website en publicaties in de plaatselijke en regionale kranten. Het gaat dan bijna altijd om foto’s genomen tijdens activiteiten van de vereniging.

Voor jeugdleden tot 18 jaar dient de verklaring door een ouder of verzorgende afgegeven te worden.

Beëindiging lidmaatschap

Na het beëindigen van het lidmaatschap worden de volgende opschoonacties uitgevoerd:

  • Het lid wordt afgemeld bij de NTFU. In de verwerkersovereenkomst met de NTFU is vastgelegd hoe en wanneer de lidmaatschapsgegevens opgeschoond worden
  • Jaarlijks wordt een nieuwe versie van de lokale versie van de ledenlijst gemaakt met alleen de gegevens van de leden van dat jaar. Gegevens van oud-leden van voorgaande jaren worden daaruit verwijderd en worden daardoor ook niet meer verspreid naar het bestuur en commissies.
  • De bankrekeningnummer wordt in januari na het beëindigen van het lidmaatschap verwijderd uit het adresboek van de bank.

De vereniging zal in ieder geval NAW-gegevens van alle oud-leden blijven bewaren in het archief. Deze gegevens kunnen gebruikt worden ten behoeve van jubilea, e.d.